Buchhaltungssoftware Vergleich – Was kann sie und brauche ich das?

Sie haben sich sicherlich schon einmal gefragt, was genau der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung ist. In unserem Buchhaltungssoftware Vergleich & Ratgeber klären wir diese Frage und geben Ihnen einen umfassenden Einblick in beide Bereiche. Wir beleuchten auch, welche gesetzlichen Vorgaben es gibt und wie moderne Softwarelösungen mit wenigen Klicks Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern können.

Buchhaltung und Buchführung: Eine klare Abgrenzung

Die Buchhaltung ist genau genommen die organisatorische Einheit eines Unternehmens, die für die Buchführung verantwortlich ist. Die Buchführung hingegen ist der tatsächliche Prozess, bei dem alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens erfasst werden. Dies ist nicht nur für das Unternehmen selbst von Bedeutung, sondern auch für externe Instanzen wie das Finanzamt, das auf dieser Grundlage die Steuerlast ermittelt.

Gesetzliche Grundlagen: Was sagt das HGB?

Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind Unternehmer in Deutschland zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Die §§ 239 und 243 HGB legen fest, dass alle Eintragungen vollständig, korrekt und zeitnah erfolgen müssen. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind dabei strikt einzuhalten. Softwarelösungen für die Buchhaltung können dabei eine wertvolle Unterstützung sein.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

• Auch hier hat das HGB aufgeführt, dass laut § 238 jeder Kaufmann dazu verpflichtet ist, Bücher zu führen und in diese seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.
• Dies gilt für eingetragene Kaufleute, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften.
• Auch wenn Sie kein großes Unternehmen sind oder allgemein keine gesetzliche Verpflichtung besteht, ist eine akkurate Buchführung für die finanzielle Planung und für Investitionsentscheidungen unerlässlich.

Vorbereitende Buchführung: Ihre Verantwortung

• Sobald Sie dazu verpflichtet sind, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einzureichen, sind alle Ihre Rechnungen des vergangenen Monats, sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen erforderlich.
• Auch wenn die vollständige Buchhaltung Ihr Steuerberater durchführt, liegt die Aufgabe der vorbereitenden Buchführung bei Ihnen selbst.

Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

• Die vorbereitende Buchhaltung umfasst das Sammeln und chronologische Sortieren aller Belege, die Erstellung des Kassenberichts, die Organisation der Barbelege und das Beschaffen der Bankauszüge, entweder durch Abholung bei der Bank oder Ausdruck im Onlinebanking.
• Lohnangelegenheiten, Abschlüsse und Ähnliches werden dann vom Buchhalter oder dem Steuerbüro übernommen.

Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware

Eine gute Buchhaltungssoftware sollte über eine DATEV – Schnittstelle verfügen sowie an der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater interessiert sein. Dies spart Zeit und reduziert die Kosten. Achten Sie bei der Auswahl auf etablierte und professionelle Anbieter mit einem breiten Kundenstamm, um Risiken zu minimieren. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Wahl einer monatlichen Zahlungsweise.

Warum ein Buchhaltungsprogramm unverzichtbar ist

Eine Buchhaltungssoftware minimiert das Risiko von Fehlern und erleichtert die Verwaltung offener Rechnungen, Mahnwesen und weiterer finanzieller Aspekte. Achten Sie darauf, dass die Buchhaltungssoftware über die für Sie relevanten Funktionen verfügt. Gerade für kleine Unternehmen, Freiberufler oder Selbstständige ohne eine eigene Abteilung für die Buchhaltung sind solche Buchhaltungsprogramme eine große Erleichterung.

Der Funktionsumfang sollte unter anderem Mahnwesen, Rechnungsstellung, digitales Belegmanagement, Datenübergabe an Steuerberater, Berichte und Auswertungen enthalten. Vorteilhaft und bei so gut wie jedem Programm ist auch ein integriertes Kassenbuch, eine Elster Schnittstelle, eine Funktion für einen Jahresabschluss oder eine Funktion für Lohnabrechnungen.

Durchhalten lohnt sich!

• Jede Software hat eine Einarbeitungszeit. Lassen Sie sich nicht entmutigen und nutzen Sie den Support des Anbieters, um eventuelle Hürden zu überwinden.
• Gerade beim Support sollten Sie darauf achten, dass Ihnen wirklich geholfen wird und nicht nur Antwortvorschläge versendet werden.

Buchhaltungssoftware Vergleich 2023

Alle Anbieter für Buchhaltungssoftware sind kostenpflichtig und haben verschiedene Tarife zur Auswahl.

lexoffice

• 30 Tage kostenlos testen möglich.
• Es gibt vier verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Funktionen.
• Die Laufzeit ist monatlich auswählbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
• Monatlich kündbar.
• Die Kosten können über Bankeinzug oder Kreditkarte bezahlt werden.
• Praktisch ist eine App, mit der Sie auch von unterwegs z. B. Rechnungen und Aufträge schreiben, sowie ihre Kontostände abrufen können.
• Lohn- und Gehalt Option ist bei jedem Paket optional dazu buchbar.
• Die Website hat einen großen „Wissen“ Bereich, mit vielen Fragen, Tipps und Erklärungen.
• Nachteile sind unter anderem:
• Sollten Sie auch internationale Kunden haben, gestaltet sich die Rechnungserstellung als problematisch, da diese nur in Euro erfolgt.
• Der Rechnungsversand per Post ist aus lexoffice nicht direkt möglich.
• Eine BWA ist nicht möglich.
• Mahnungen können nicht automatisiert werden, nur mit externen Add-ons.

sevdesk

• 14 Tage kostenlos testen möglich.
• Es gibt drei verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Funktionen.
• Zum Beispiel ist das Rechnungspaket nur für das Schreiben von Rechnungen geeignet, um ausführlichere Möglichkeiten zu haben, sollten ein anderes Paket ausgewählt werden.
• Die Laufzeiten betragen, einen Monat, ein Jahr oder zwei Jahre.
• Die Kosten können über Paypal oder per Kreditkarte gezahlt werden.
• Eine Kündigung ist 14 Tage vor Ablauf der Laufzeit möglich.
• Auch hier ist eine App mit dabei.
• Vorteilhaft ist hier, dass Fremdwährungen auswählbar sind.
• Rechnungen lassen sich postalisch versenden.
• Nachteile sind unter anderem:
• Mahnungen uns Zeiterfassung sind nur optional dazu buchbar.
• Es gibt keine Lohnbuchhaltung.
• Die Android-App ist etwas eingeschränkter als die iOS-Variante.

BuchhaltungsButler

• 14 Tage kostenlos testen möglich.
• Es gibt vier verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Funktionen.
• Das „Vorbereiter“ Paket z. B. ist für diejenigen, die nur Belege und Zahlungen managen, Rechnungen und Angebote sowie Gutschriften schreiben möchten. Auch hier ist ein Steuerberater Zugang möglich und eine Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Bei den anderen Paketen gibt es unter anderem die Onlinebanking-Funktion, Belegerkennung und Sortierung, BWA, EÜR und Bilanz.
• Die Laufzeiten betragen, einen Monat, ein Jahr oder zwei Jahre.
• Die Zahlungsmethode per Lastschriftverfahren wird hier als einzige akzeptiert.
• Eine Kündigung ist bis zu einer Woche vor dem nächsten Abrechnungszeitraum möglich.
• Optional sind Add-ons verfügbar, die Sie dazubuchen können.
• Nachteile sind unter anderem:
• Es ist keine Fremdwährung möglich, also auch hier für internationale Kunden eher schwierig.
• Der Postversand fehlt bei diesem Programm.
• Mahnwesen und Zeiterfassung sind nicht integriert.
• Eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ist nicht möglich.

Papierkram

• 14 Tage kostenlos testen möglich.
• Es gibt vier verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Funktionen.
• Ein Paket ist sogar kostenlos nutzbar, unter anderem können Angebote und Rechnungen erstellt werden, Belege managen und Arbeitszeiterfassung ist möglich, allerdings ist hier nur die ersten 60 Tage der Support verfügbar.
• Funktionen wie Mahnungen, Lieferscheine, Rechnungen in englischer Sprache, EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), DATEV Export, BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung), Onlinebanking oder eine Mehrbenutzerfunktion ist in den anderen Paketen enthalten.
• Die Laufzeiten bei diesem Programm sind monatlich und jährlich.
• Die Zahlungsmethoden Kreditkarte und Lastschrift werden unterstützt.
• Eine Kündigungsfrist gibt es nicht.
• Eine App gibt es auch hier.
• Nachteile sind unter anderem:
• Es gibt keine Fremdwährung.
• Eine Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ist nicht möglich.
• Keine API Schnittstelle vorhanden.
• Rechnungen können nicht direkt im Onlinebanking von Papierkram bezahlt werden.

billingEngine

• 30 Tage kostenlos testen möglich.
• Es gibt auch hier vier verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Funktionen.
• Ein kostenloses Paket mit eingeschränkten Funktionen wird angeboten.
• Per Kreditkarte kann man die Beiträge bezahlen, sollten Sie per Paypal oder Banküberweisung zahlen wollen, müssen Sie sich erst an den Support wenden.
• Die Kündigungsfrist beträgt sieben Tage vor Ende der Laufzeit.
• Besonders für Freiberufler geeignet.
• Von Vorteil ist hier auf jeden Fall, dass die Rechnungen mehrsprachig ausgeführt werden können.
• Fremdwährung möglich.
• Steuerberaterzugang möglich.
• Nachteile sind unter anderem:
• Das ISO-27001-Zertifikat fehlt (dieses legt fest, welche Bedingungen ein Informationssicherheitsmanagementsystem erfüllen muss).
• DATEV, API und Elster Schnittstellen fehlen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind nicht verfügbar.
• Rechnungen können auch bei diesem Programm nicht per Post versendet werden.
• Einen Telefon-Service gibt es nicht.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen, die Unterschiede zwischen Buchhaltung und Buchführung näherzubringen, aber auch die Bedeutung einer sorgfältig ausgewählten Buchhaltungssoftware. In einer Welt, in der Finanztransparenz und Effizienz immer wichtiger werden, ist es unerlässlich, die richtigen Tools zu nutzen. So wird Ihr Weg in der Finanzverwaltung hoffentlich ein wenig einfacher und erfolgreicher werden.